Een ziekenhuis heeft gemiddeld meer dan 1000 actieve leveranciers, wat neerkomt op enkele honderden miljoenen euro’s aan inkoopfacturen per jaar. Voor de afdeling leveranciersboekhouding betekent dit een constante stroom van facturen, betalingsherinneringen en regelmatige verzoeken van leveranciers die informatie willen over de verwerking van hun facturen, wat een echte tijdrovende uitdaging is voor de beheerteams.
Ruth Pfouchi, hoofd leveranciersboekhouding bij CHR Haute Senne gedurende 7 jaar, deelde haar ervaring in een interview met Digit89.
Ze legt uit hoe Digit89 haar dagelijkse werk heeft beïnvloed.
Kunt u ons meer vertellen over uw functie?
Als hoofd van de leveranciersboekhouding is mijn rol om het volledige beheer van het financiële proces te waarborgen, vanaf de initiële ontvangst van de facturen tot hun uiteindelijke betaling.
Elke dag bestaat mijn taak uit het ontvangen van facturen van leveranciers, deze in ons systeem invoeren en de vereiste betalingen verrichten.
Deze verantwoordelijkheid omvat niet alleen het efficiënt bijhouden van de boekhouding, maar ook het dagelijks beheren van verzoeken van leveranciers per e-mail of telefoon. Zij nemen vaak contact met ons op om informatie over een factuur te verduidelijken, te reageren op verzoeken om betalingsherinneringen, of om details te geven over de goedkeuringsstatus.
Waarom nemen leveranciers contact met u op?
Leveranciers nemen voornamelijk contact met ons op om te verifiëren of hun facturen correct zijn ontvangen. Deze preventieve maatregel is bedoeld om eventuele betalingsachterstanden te voorkomen. Helaas raken facturen soms zoek, vandaar het belang van deze proactieve verificatie om de vlotheid van financiële transacties te behouden.
Een andere veelvoorkomende reden voor verzoeken is de noodzaak voor leveranciers om te verzekeren dat hun facturen zijn goedgekeurd, waardoor de betaling op de geplande vervaldatum wordt gegarandeerd.
Ten slotte nemen sommige leveranciers ook contact met ons op voor betalingsverzoeken of -herinneringen.
Hoe verliep de implementatie van Digit89?
De implementatie van Digit89 verliep zeer soepel en had geen invloed op onze interne processen; wij blijven de ontvangst, invoer en goedkeuring van facturen in ons systeem afhandelen.
Elke nacht communiceert ons boekhoudsysteem automatisch de openstaande facturen van onze leveranciers naar het Digit89-platform. Dit stelt onze leveranciers in staat om in real-time toegang te krijgen tot de meest recente informatie over de status van hun facturen.
Wat zijn de voordelen van Digit89 voor u?
Ten eerste biedt Digit89 onze leveranciers meer zichtbaarheid op hun transacties, door hen toegang te geven tot een breed scala aan informatie direct op het platform, inclusief de details van facturen uitgegeven aan het ziekenhuis. Deze functionaliteit is belangrijk omdat het leveranciers in staat stelt snel en gemakkelijk te controleren of hun facturen correct in ons systeem zijn ingevoerd en gevalideerd.
Hoe beïnvloedt dit uw werk?
De implementatie van Digit89 heeft een significante en positieve impact gehad op ons werk op de boekhoudafdeling door onze interactie met leveranciers te vereenvoudigen. Het heeft het aantal verzoeken per e-mail en telefoon aanzienlijk verminderd, waardoor we ons kunnen concentreren op het efficiënt verwerken van binnenkomende facturen en het optimaliseren van onze dagelijkse workflow.
Wist je dat een leverancier gemiddeld 10 uur per week, of 74 dagen per jaar, besteedt aan het informeren van zijn klanten (ziekenhuizen) over de status van zijn facturen?
De ervaring van Ruth Pfouchi, Accounts Payable Manager bij CHR de la Haute Senne, laat zien met welke uitdagingen deze teams dagelijks worden geconfronteerd.
De implementatie van Digit89 heeft niet alleen het proces voor Ruth en haar team vereenvoudigd, maar heeft ook aanzienlijke voordelen opgeleverd voor leveranciers. Door efficiënter cash management mogelijk te maken, heeft het platform de manier waarop leveranciers met RHC Haute Senne communiceren veranderd.
Boek nu uw demonstratie bij Digit89 om te ontdekken hoe onze oplossing uw leveranciersbeheer kan revolutioneren.